GTD #1: Schlankheitskur für E-Mail-Postfächer
Vor kurzem stieß ich beim Lesen eines Blogs auf GTD (???). Und dann sah ich da noch GTD.php. Eine neue Programmiermethode? Ich las interessiert weiter.
Noch ein paar Klicks und das Geheimnis lüftete sich allmählich: GTD steht für «Getting Things Done». Ein paar Google-Recherchen und ich fand eine schier unglaubliche Fülle von Hinweisen. «Getting Things Done» ist der Titel eines Buches von David Allen. CNN zählt ihn zu den zurzeit 50 einflussreichsten Personen (Business 2.0 50 People who matter). Das Buch gibt es auch auf Deutsch mit dem nicht ganz so prickelnden Titel «Wie ich die Dinge geregelt bekomme».
Am meisten elektrisierte mich der Hinweis, GTD sei eine Art Zen-Zeitmanagement. Da ich mich intensiv mit Zen beschäftigt habe und daher weis, dass Klarheit und Einfachheit wichtige Zen-Prinzipien sind, recherchierte ich weiter. Ich bestellte mir sofort das Buch bei Amazon.
Bevor das Buch nach drei Tagen bei mir eintraf, hatte ich durch ein paar Hinweise im Internet einige Erfolge zu verzeichnen. Ein paar Papierstapel in meinem Arbeitszimmer verwandelten sich in kurzer Zeit in kleine, überschaubare und leicht handhabbare Classei-Mappen.
Der Haupterfolg zeigt(e) sich bei meinem Posteingang. Um den folgenden Schock nicht allzu groß ausfallen zu lassen, muss ich zuvor eine kleine Erklärung abgeben. Ich bin E-Mailer der ersten Stunde und habe durch verschiedene Plattformen und Dienste, die ich betreue, gut ein Dutzend E-Mail-Konten. Als neugieriger Mensch habe ich auch viele Newsletter abboniert. Aus diesen Gründen bekomme ich pro Tag ca. 150 E-Mails. Viele davon sind natürlich Spam und manche davon rutschen auch durch den besten Spam-Filter.
Mein Problem bisher: Ich habe alles, was ich «später» noch einmal lesen wollte, alles, was ich noch abarbeiten wollte und alles, bei dem ich mir nicht sicher war, ob ich es noch einmal bräuchte, im Posteingang gelassen. So hatten sich im Laufe der Zeit dort über 2.500 E-Mails (!) angesammelt.
Hier greift jetzt GTD ein. Ein Grundprinzip ist, ALLE Eingangskörbe (Briefe, E-Mail-Postfächer, Anrufbeantworter, SMS, Sammlungen in Taschen, Jackets, …) in kurzer Zeit zu leeren und zu jedem Vorgang schnell zu entscheiden:
(A) Muss ich zu diesem Vorgang etwas tun (actionable)?
Falls diese Frage mit NEIN beantwortet wird:
(B) Brauche ich diese Information später eventuell noch einmal?
Falls (B) mit NEIN beantwortet wird, ist die Sache ganz einfach: Weg damit: Altpapier, E-Mail löschen.
Falls (B) mit JA beantwortet wird, ist es gut, ein funktionierendes Archiv zu haben, in dem ich den Vorgang, die Info schnell und sicher ablegen kann, um sie bei Bedarf genau so schnell und sicher wiederzufinden. Also ab ins Archiv, Sache erledigt.
Es gibt aber noch eine dritte Möglichkeit: VIELLEICHT. Hier hatte ich bisher ein Problem in zweierlei Hinsicht: Erstens habe ich wegen der vielen Interessen eine Menge von diesen Infos / Vorgängen. Zweitens haben mir bisherige (Zeit)Managementbücher immer ein schlechtes Gewissen bereitet. Dort steht meistens so etwas wie: “Gute Manager entscheiden schnell”, “Fasse ein Stück Papier nur ein einziges Mal an”, usw. David Allen spricht mir aus der Seele, indem er bestätigt, dass es ganz normal ist, dass viele Dinge erst reifen müssen. Wichtig ist nur, diese Dinge klar zu kennzeichnen und sie regelmäßig durchzusehen, um dann erneut zu entscheiden (oder erneut zu der Erkenntnis zu kommen: noch nicht).
Also: Falls (B) mit VIELLEICHT entschieden wird, kommt der Vorgang in den Ordner VIELLEICHT (Maybe / Someday). Ganz wichtig: Diesen Ordner regelmäßig (möglich wöchentlich) durchsehen. Da die Vorgänge schon vorsortiert sind (Titel, Mappe) geht das ganz schnell. In der Zwischenzeit gab es möglicherweise neue Informationen, Erkenntnisse etc., die die Entscheidung in die eine (weg damit) oder andere Richtung (Archiv) erleichtern. Falls nicht, bleibt der Vorgang einfach dort und wird nächste Woche erneut geprüft.
Diese einfache (erste) Stufe der regelmäßigen Entleerung sämtlicher Eingangsfächer hat einen Riesenvorteil: Man weis, was zu tun ist und der Kopf wird frei. Stress machen meistens die Dinge, die im Verborgenen schlummern («Wer weis, was alles noch in der Post auf mich lauert»). Folgerichtig lautet das Motto von GTD: stressfreie Produktivität.
Nachdem ich mit dieser Methode mein Outlook-Posteingangsfach durchgearbeitet habe (es dauerte ein paar Tage), herrscht große Klarheit. Richtige Freude kam auf, als ich alles bis auf 0 (NULL !) E-Mails runtergearbeitet hatte. Dies ist die Basis meiner weiteren Arbeit (Zero base). Natürlich kommen im Laufe des Tages eine Menge neuer E-Mails dazu, aber ich sorge dafür, sie nach der oben beschriebenen Methode immer wieder in kürzester Zeit auf NULL zu bekommen.
Was für das E-Mail-Postfach gilt, gilt auch für die anderen Eingangskörbe: Alles raus und sofort entscheiden. Immer wieder den Eingang auf Null bringen. Alleine diese Strategie schafft große Klarheit und baut dem Stress vor.
Aber GTD geht noch viel weiter. Mehr dazu in Kürze.
Das könnte Sie auch interessieren:
Ich kann Ihrer Begeisterung nur bedingt etwas abgewinnen – was ist daran so bahnbrechend neu?
Damit wird man zum “Freitischler” – so nannte das mein alter Lehrherr immer. Ist vielleicht alles etwas neu verpackt aber doch eigentlich ein alter Hut. Aber ich will Ihre Euphorie nicht bremsen – wir alle brauchen in einem gewissen Maß Ordnungssysteme und Regeln, das scheint ein Grundbedürfnis des Menschen zu sein
In diesem Sinne – freue mich schon jetzt auf weitere Erfahrungsberichte.
Grüße
Es ist wie bei den Ärzten: Wer heilt hat recht. GTD ist sicherlich keine revolutionäre Idee, auf die bisher noch niemand gekommen sei. Das eine oder andere kommt uns schon bekannt vor. Nur David Allen hat die einzelnen Dinge so kombiniert, dass sie wirklich Sinn geben, der menschlichen Psyche entsprechen und vor allem einfach und elegant sind.
Mir persönlich entspricht z.B. das VIELLEICHT sehr. Dafür hatte ich bisher trotz Studium von vielen Zeitmanagementbüchern und der Mitwirkung an einem Zeitmanagement-E-Learning-Programm keine Lösung. Im Gegenteil: Die Autoren vermittelten mir immer das Gefühl, dass ich etwas falsch mache (“Entscheidungsschwäche”). Jetzt hat sich das bei mir wunderbar aufgelöst. Ich kann die vielfältigen Informationen und Möglichkeiten entspannt betrachten, “muss” mich nicht dauernd entscheiden, sondern wähle zur gegebenen Zeit aus, was ich gebrauchen kann. Der Rest ist irgendwann überflüssig geworden oder herangereift.
Ich weiß nicht wie es Ihnen geht. Ich begegne jedenfalls immer mehr Menschen, die über überlaufende E-Mail-Eingangskörbe, fehlende Zeit, Stress etc. klagen. Ich bin überzeugt davon, dass vielen GTD erheblich helfen würde. Das ist meine Motivation, darüber zu berichten.
Anstelle eines “Vielleicht”-Ordners empfehle ich dieses Vorgehen. Das hat den Vorteil, dass die Mail von Anfang an richtig abgelegt ist und dabei genauso schnell gelöscht werden kann wie im “Vielleicht”-Ordner. Und man kann das “Vielleicht” noch etwas differenzieren (vielleicht machen, vielleicht weiter beobachten, vielleicht lernen, vielleicht…) und so farblich übersichtlicher gestalten.
Setzt Outlook voraus, funktioniert aber vielleicht mit anderen Mailprogrammen ähnlich.
Ich bin wahrlich ein Freitischler. Um mich voll auf eine Aufgabe/Projekt zu konzentrieren, liegen auf meinem Tisch nur die benötigten Unterlagen. Sonst nichts. Wenn ich also nicht am Schreibtisch bin, ist alles weg, nur mein Notebook steht da. Selbst das Notebook kommt bei manchen Dingen vom Tisch.
Alles andere organisiere ich mehr und mehr mit GTD von David Allen. Ich habe im Sommer das englische Originalbuch gelesen und versuche mich immer mehr daran zu orientieren. Es ist wunderbar.
Für Außenstehende, wie Herr Falkenburg, ist dieser Artikel etwas missverständlich. Sie haben sich bei Ihren Ausführungen nur auf E-Mails beschränkt. GTD ist mehr, viel mehr. Der Umgang mit E-Mails beziehungsweise der Inbox im Allgemeinen bildet erst mit den anderen Vorgehensweisen des GTD eine wirkliche Einheit und ist auch logisch verständlich.
Freilich ist GTD nichts revolutionäres neues, aber es hat altes aufbereitet und in einen durchdachten und geschlossenen Rahmen gebracht.
[...] Getting things done? Ausgerechnet mit diesem Thema hat sich Wolfgang Horbach in die Schublade “unerledigt” einsortiert.  Von wegen, wie ich die Dinge geregelt bekomme – nach der Ankündigung zur Blog Serie ist nix mehr passiert.   [...]
Seitdem ich GTD kenne, kann ich mir kaum vorstellen wie ich ohne leben könnte. es klingt übertrieben? Ja, aber wenn man wie ich privat und beruf kaum trennen kann, ist GTD sehr sehr hilfreich.
Ich habe meine Gedanken darüber hier gepostet:
http://mcduck.blog.de/2007/10/01/gtd_um_mehr_geld_zu_verdienen~3069877
Hallo Herr Horbach.
Super Ihr Artikel! Sie haben mir bei einem wirklich existentiell bedrohenden Problem geholfen. Etwas, das ich gleich heut eumsetzen kann. Danke!
Bitte meh davon !!!
LG aus Berlin
… als Neu-Classeiist schließe ich mich der Euphorie voll und ganz an – s.a.
http://www.fokus-erfolg.de/index.php/ordnung-ist-das-halbe-leben/
Herzlichst Ihr Erfolgs-Blogger
Bekennende GTDlerin dankt Wolff Horbach für die software zum Thema – haben die hier eigentlich alle schon?!
Ihre Meinung!
Kategorien
Blogroll
Business-Club
Partner Blogs
Meta
Schlagwörter
Meistkommentiert
Letzte Artiel