Kommunikation über alles
Gestern abend beendete ich meinen Arbeitstag so gegen 20:30 h. Meistens fahre ich um 18 h nach hause und öffne dort noch einmal mein “Büro”, das im Wesentlichen aus meinem Notebook besteht. Das papierlose Büro ist für mich längst Realität geworden, meine Kommunikation nach drinnen und draußen erfolgt fast ausschließlich über Emails und Telefon. Bis zu 100 Emails kommen am Tag rein und ich verbringe schon viel Zeit damit, diese zu selektieren und zu entscheiden, was davon direkt gelöscht werden kann, was eilig ist und sofort bearbeitet oder weitergegeben wird und vor allem auch das, was ein wenig mehr Aufmerksamkeit bedarf, also in Ruhe gelesen und gedanklich verarbeitet werden muss. Für das ein oder andere braucht es ja auch Zeit für eine gründliche Aufbereitung und Zusammenstellen von Informationen.
Heute morgen dann – so um 8:15 h sind bereits wieder 12 Emails angekommen. Die Zeitangaben der Mails zeigen, dass einige Menschen noch bis tief in den Abend hinein arbeiten und so wie ich auch oft erst dann dazu kommen, in Ruhe etwas ab- oder aufarbeiten zu können. Denn im Tagesverlauf bleibt dafür keine Zeit. Meetings mit unseren Partnern, Telefonate und allgemeine Geschäftsprozesse halten doch immer wieder auf – obwohl eigentlich gerade diese Tätigkeiten, vor allem die persönlichen Gespräche die eigentliche Beschäftigung sein sollen und die natürlich viel mehr Spaß machen als der anonymere Email Austausch.
Wie heute mit Emails umgegangen wird kennen Sie sicher auch. Folgendes Beispiel: Ich bekomme einen Anruf, Frage an mich: Wann bekomme ich eine Antwort auf die Mail, die ich Ihnen geschickt habe? Gegenfrage: Von wann ist denn Ihre Mail, ich habe noch keine gesehen? Antwort: Die habe ich gerade abgeschickt. Na toll, denke ich, jetzt werden die Mails schon angekündigt. Warum schreibt er dann erst. Jederzeit verfügbar, eine echte Herausforderung. Und keiner sieht, dass ich gerade in einer Veranstaltung sitze und erst in ein paar Stunden wieder frei für die Kommunikation bin. Gut, dass ich über so etwas herzhaft lachen kann.
Ebenso wie Emails unser tägliches Werkzeug geworden sind, haben wir natürlich auch die weiteren heutigen Standards im Einsatz, also Mobiltelefon und seit einiger Zeit auch ein internes Chatsystem (Sametime heisst es und daher nennen wir es nicht chatten, sondern sametimen). Jeder kann sehen, ob ich online bin und oft geschieht es, dass ich mitten im Schreiben eines Textes oder beim Telefonieren mit einem lauten Ping und einem Popup des Chatfensters aus meiner Arbeit gerissen werde und jemand – durchaus freundlich – eine Frage an mich richtet oder sich nur nach meinem Wohlbefinden erkundet. Es macht vor allem Spaß wenn sich Kollegen einfach auch mal so melden und es nicht immer nur um das Geschäft geht.
Das Springen zwischen den verschiedenen Kommunikationsebenen ist also Alltag geworden, das Tempo und die Dynamik, die sich dadurch entwickelt hat, enorm hoch. Manchmal frage ich, ob ich das ein oder andere nicht ausschalten sollte, zumindest während der Phasen, in denen ich eine hohe Konzentration brauche. Und natürlich ist es auch ein Akt der Höflichkeit, sich ganz einer Sache und dem dahinter stehenden Menschen zu widmen. Chatten, Emails schreiben und dabei telefonieren – manche können und machen das vielleicht, aber mein Ding ist es nicht. Immer noch ist mir der persönliche Kontakt viel wichtiger.
Ich denke, wir brauchen noch viel Zeit, um die modernen Kommunikationsformen wirklich richtig zu benutzen. Wie geht es Ihnen damit? Sind Sie auch schon eingefangen von den vielen Emails, von den zig Newslettern und den vielen Anrufen auf Ihrer Mailbox? Chatten Sie noch oder haben Sie das vielleicht schon wieder abgeschaltet?
Ihr Marcel Klotz
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Lieber Herr Klotz,
neulich ja jemand vorgeschlagen (ich kann leider die Quelle nicht mehr finden), dass wir in Deutschland eine Stunde am Tag (11 Uhr bis 12 Uhr) vereinbarten sollten, in der wir uns nicht anrufen. Er meinte, dass wäre das größte Konjunkturprogramm, was wir uns schaffen könnten.
Wie geht es Ihnen? Haben Sie während der Bürozeiten die Gelegenheit einmal in Ruhe, völlig ungestört, über etwas nachzudenken? Ich habe da bei Ihnen einen Quietroom gesehen.
> Ich denke, wir brauchen noch viel Zeit, um die modernen Kommunikationsformen wirklich richtig zu benutzen.
Das ist der Punkt. Wir wurden unvorbereitet in die Informationsflut geschmissen und schwimmen uns mühselig, mehr schlecht als recht, frei. Mit den Werkzeugen werden wir alleine gelassen. Man stelle sich einen Schreiner vor, der nie gelernt hat, wie er mit der Kreissäge umzugehen hat. Und der sich erst den Finger abschneiden musste um zu erfahren, dass man gewisse Methoden und Regeln beachten muß. Gibts nicht, hoffentlich.
Aber ganz ähnlich ist es doch bei den Information Workern. Vielleicht hat man noch einen Einführungskurs in Notes oder Outlook bekommen. Dort hat man dann die Grundfunktionalitäten gelernt. Quasi das Einschalten der Kreissäge und das Auflegen des Bretts. Die Methoden für den effizienten Umgang mit der Informationsflut und die Regeln für den effektiven Einsatz hingegen bekommt man nicht vermittelt.
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Aber das kann sich ja ändern…
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Tja, so geht es wohl uns allen. Zum Bericht von Herrn Klotz passt auch wunderbar dieser Artikel, den ich hier notizgebloggt habe: http://tinyurl.com/y4p6oc Er ist lang, aber das Lesen lohnt sich.
Guten Morgen zusammen,
habe schon seit Jahren keine Telefon-mailbox mehr. Nach anfänglichen Beschwerden haben sich die Leute daran gewöhnt.
Newsletter habe ich nach anfänglicher Flut reduziert auf die wichtigen Dinge, und Junk-mail filtert gut.
Sehr wichtig nehme ich e-mails und beantworte jede mail, wenn auch manchmal nur mit einem kurzen Danke. Leider tun das viele emailerInnen nicht. Ich empfinde es als recht unhöflich, tagelang keine Reaktion auf eine mail zu bekommen; manchmal bekommt man auch nie eine Antwort. Kennen Sie das auch ? Ansonsten muß ich mich total disziplinieren, mich nicht im Web und auch hier bei den blogs zu verlieren und zu verzetteln. Das wird die Herausforderung für die IT-Vordenker sein, hier mehr Struktur zu schaffen. Zu viele Informationen können auch kontraproduktiv sein.
In diesem Sinne einen schönen Tag Ihr Claus Koßmann
Das was mir am meisten Kopfzerbrechen bereitet: wie bekommt man denn Zeit für sich freigeschaufelt? Ich kenne Leute, die dann gerne mal um 4 Uhr morgens aufstehen oder bis eben 1 Uhr nachts arbeiten, nur um nicht durch Kollegen (ver- und nonverbal) und vor allem Telefonanrufe gestört und genervt zu werden.
Aber das kann es ja auch nicht sein. Tagsüber heißt es: volle Erreichbarkeit. Im Prinzip kann man es sich schon gar nicht mehr leisten in einem Meeting zu sitzen, und das Handy auszuschalten …
Ich grübel momentan über die richtige Lösung, und tendiere in Richtung Sekretärin (wir sind eigentlich zu klein dafür) oder Callcenter, bzw. intelligente Mailbox.
Kommunikation: Immer schneller, immer hektischer…
Bereits seit einigen Jahren bin ich online. Angefangen hat es in den Achtzigern mit FidoNet, dann kam CompuServe (das von AOL aufgekauft wurde und nur noch ein Schattendasein führt). Dazwischen gab es auch schon mal Mailgateways zwischen den versc…
Lieber Herr Klotz,
gestern noch gab es Kritik von Alex, heute schon schreiben Sie natürlich über sich – Authentizität ist eben das Zauberwort und nicht nur in Blogs wollen Menschen den Menschen hinter der Fassade erkennen. Ist Ihnen heute wunderbar gelungen!
Thema Kommunikation: Um zumindest die Mailflut in den Griff zu bekommen, haben mir ganz besonders die Tipps von unserem innovativ.in Partner Alexander Greisle geholfen. Das Ordnungsprinzip ist außerordentlich gut – seitdem ist mein Postfach übersichtlich – genial!
Habe noch eine Frage an Sie: Sie schreiben über Sametime – habe die IBM Lotus Software entdeckt – meinen Sie dieses Programm? Und: Können Sie die Software Firmen empfehlen?
Liebe Kommentarschreiber(innen),
möchte mich zunächst für die Beiträge zum Thema Kommunikation bedanken. Ist für mich sehr interessant, weil auch der Blick von draussen für uns nicht immer so selbstverständlich ist.
Ja, Herr Horbach, wir haben sogenannte Quieträume, also Rückzugsräume, in denen alleine gearbeitet werden kann, aber auch in kleinen Gruppen. Diese sind geschaffen worden, weil es keine Einzelbüros mehr gibt, auch nicht für Chefs
. Eine gute Einrichtung also für Kreativität, Muße und konzentriertes Arbeiten.
Sametime, liebe Frau Wiegand, ist Teil der Lotus Notes Software. Also alles in einem – email, chat, etc. Ohne gleich in den Verdacht der (Schleich)-Werbung zu geraten, kann ich das natürlich auch kleineren Unternehmen empfehlen, ist sogar preislich interessanter. Gerne auf Anfrage mehr.
Lieber Herr Klotz,
Dank für die “insights”! Ihr Chef-Blog von heute macht mir Freude – bitte weiter so!
Ich glaube, ich kann von Ihnen lernen. Was ist Ihr Geheimnis des “time-managements”, daß Sie schon um 20:30h mit der Arbeit fertig sind?
Ich komme selten vor 20h nach Hause und dann geht´s noch ewig weiter. Auch mit emails – haben Sie einen guten IBM-Tip zur “Spam” und “Trivia” Verwaltung?! Auch für Kleinunternehmerinnen wie mich?! Denn trotz des von Elita Wiegand erwähnten – sehr guten!!!! – Beitrags von Alexander Greisle ( hab ich schon umgesetzt ), läuft mein Postfach über.
Morgens um 8 falle ich schon in die ersten zig emails – trotz heftigem Spam-Filter… Ge-chattet hab ich noch nie. Telefon, handy, sms und email reichen mir völlig. Mit meinen fast 50 bin da schon am Rand der multiplen modernen Kommunikationsformen. Fossiles Leitrelikt halt
An Thomas (Kommentar Nr.5) – versuchen Sie mal http://www.csc-europa.com. Mit diesem sehr guten und im besten Sinne preiswerten Telefon-Service habe die besten Erfahrungen. Die Praxis ist werktäglich von 8-19h telefonisch erreichbar, was brennt, wird sofort durchgestellt, ansonsten telefonieren wir dann, wenn der richtige Moment dafür ist. In und mit Ruhe und Bedacht. Und für Sekretariatsaufgaben gibt´s bei “innovativ-in” noch unsere Erfurter Partnerin, die “office amazone”..
An Wolfgang Horbach: die telefonfreie Stunde finde ich eine super Idee! Ich bin ja noch so erzogen, daß zwischen 12 und 15h nur in Notfällen telefoniert werden sollte. Das läßt sich heute kaum noch umsetzen, aber eine Stunde am Tag wär schon toll.
An Elita: mir macht der Chef-Blog richtig Spaß. Wie wär´s, wenn wir Partner/innen innerhalb unsres “innovativ-in” Business Clubs auch mal so was machen, damit wir uns besser kennenlernen im täglichen Tun?!
Herzliche Grüße Sarah Schons
An Alexander Greisle: vielleicht sollten wir die “Greisle-Säge” erfinden für die vernünftigen Ausschnitte im Alltag?!
Ich mach da gerne mit!
An Claus Koßmann: yep, die mailbox abzuschaffen war ein wichtiger Schritt. Viele haben gemeckert, aber alle haben sich dran gewöhnt. Jetzt leitet mein handy ggf. auf meinen Telefonservice um – nichts geht verloren und ich kann in der Mittagspause in Ruhe mit meinen beiden Hunden laufen… Nur Notfälle werden weitergeleitet – und das ist ok.
Als passionierte Anti-Stress Ärztin kann ich jedem nur raten, nicht mehr als 2 Kommunikationskanäle gleichzeitig offen zu haben. Alles andere wird à la longue ungesund.
Hi Sarah,
was mache ich um diese Uhrzeit? Jawoll! Ein Trost: Seitdem ich durch die heutigen Kommentare weiss, dass es anderen auch nicht besser geht, fühle ich mich vor dem PC nicht mehr so allein
Liebe Sarah, greife gerne Deine Idee auf: Wäre natürlich spannend, wenn die innovativ.in Partner selbst zur Chefsache werden. Bei derzeit etwa 100 Partnern hätten wir unser Blog mit guten Beiträgen lange gefüllt. Aber 100 Wochen? Huch – ist lang, oder?
Ach Elita,
sind wir schon soooo groß?! WOW !!! WWWOOOWWW !!!!!
Dann sollte die innovative Stiftung aber bald startklar werden!
Na und: was sind denn dann 2 bis mehr kleine Jahre, bis wir uns einmal alle im Blog geoutet haben…
Wir müssen doch wissen, wer wir sind und was wir tun. Eben die quer- und vordenkende Elite, liebe Elita
Ja, und wie alle sehen können: auch ich sitze noch am Computer – und verzweifle gerade an “XING” – irgendwie fand ich “open-BC” in der Anwendung einfacher und übersichtlicher. Wie geht es Ihnen/Euch allen damit?!
Jetzt halten wir beide einen Dialog, aber da das Thema Stiftung vielleicht auch einige andere interessiert, antworte ich gerne: Die innovative Stiftung ist nämlich in Arbeit. Diesen Freitag wird die Satzung festgelegt und danach beim Regierungspräsident eingereicht, um genehmigt zu werden. Und unser gemeinsames Weihnachtsgeschenk ist “Oh Du Fröhliche!” eine Stiftung, es dauert nämlich etwa sechs Wochen bis zur Genehmigung beim RP. Können wir dann auf Dein weiteres Stiftungswissen zurückgreifen?
@Elita: Danke für die Blumen
@Doc Sarah: “Greisle-Säge”. Ein Stück Zeit aus dem Tag rausschneiden und hinten dran hängen. Damit für den dritten Kommunikationskanal Platz bleibt
))
Apropos Kommunikationskanäle. Mal nachzählen: Mail, IM, Blog/Feedreader, Xing-ding nicht mehr so, Telefon, Frau. Uiuiui. Gut, bis auf den letzten Punkt kann man alle abschalten. Und genau so ist es gut. Jetzt.
Hallo Herr Klotz,
ich fand Ihren Beitrag sehr interessant, zeigt er uns doch, dass es noch echte Leistungsträger gibt und Menschen die mit viel Herzblut bei der Arbeit sind. Sehr gut nachvollziehen kann ich Ihre Verärgerung über die täglich E-Mail Flut – so viel Viagrapillen können wir gar nicht schlucken, so viele Rolexuhren nicht tragen und die Geldanlage in Zambia schein auch nicht so toll zu sein…
Etwas Menschlichkeit und ein kleiner Snack im Flur, ein klapps auf die Schulter ist sehr wichtig und wertvoll. Schön, dass Sie dieses in Ihrer Frima leben, Herr Klotz.
Auf einem Seminar habe ich eine Empfehlung bekommen: “Leben Sie in zeitdichten Schotten!” Diese Empfehlung wende ich immer an, wenn es mal richtig stressig ist. Ich bewundere Menschen, die Gelassenheit ausstrahlen und leben. Gönnen wir uns diese “zeitdichten Schotten” , mit der telefonfreien Mittagszeit sollten wir gleich anfangen. Ich mache dann eh Mittagsstunde
Hallo Herr Klotz,
Sie sprechen mir aus der Seele. Ich erlaube mir am Tag 2 bis 3 Stunden weder ans Festnetz noch ans Handy zu gehen. Außerdem schalte ich auch dann auch den automatischen Abruf meiner eMails aus. Das gleiche gilt auch für Skype. Das abkoppeln ist wunderbar. Das ist fast wie die berühmte Nachtarbeit. Was man / ich da alles so am Stück erledigen kann. Einfach toll.
Außerdem bin ich sehr gespannt wie Sie die Brücke zwischen der verlangten Authentizität und einem konformen Konzernverhalten schlagen werden. Ich stelle mir das nicht so einfach vor. Viele Leser dürstet es nach spannenden Internas aus der IBM-Welt und andererseits schaut wahrscheinlich ein Teil der IBM-Welt dem Schreiber auch auf die “Finger”. Nach dem Motto: Wie weit geht er denn wohl? Es ist bestimmt nicht einfach.
Und vorallem auch nicht negativ gemeint.
Ich bin gespannt!
Beste Grüße mit viel Vorfreude auf Ihren nächsten Beitrag.
Andreas Irmer
Liebe Kommentarschreiber(innen),
puh, eigentlich müsste ich noch auf jeden einzelnen Beitrag näher eingehen, werde aber versuchen, die wichtigsten Punkte kurz und klar zusammenzufassen:
- Arbeitszeit: Zum Glück bin ich ja dann doch noch Angestellter. Auch als Chef unterliege ich da dem Arbeitsrecht und versuche mich daran zu halten. Es ist ein wenig Selbstdiziplin erforderlich und musste es mühsam lernen, doch dann rechtzeitig den Deckel des Notebooks zuzumachen.
- Time- und Mailmanagement: Ich habe das kein besonderes System, es ist einfach über die Jahre gewachsen und ich nutze natürlich jede erdenkliche Technik. So stehe ich gerade auf einer Messe in Münster und bin via UMTS online. Toll ist vor allem, dass ich alle meine Adressen und Termine, die auf meinem Notebook sind und über Lotus Notes verwaltet werden, 1:1 auf mein Handy übertragen werden, das hilft sehr.
- Die Mailbox des Handys habe ich seit langem ausgeschaltet. Dazu gehört aber auch, dass ich konsequent und zeitnah die Nummern zurückrufe, die ich auf dem Display vorfinde. Meine Kontakte wissen das und können sich darauf verlassen
- Spamschutz: Natürlich haben wir einen recht wirksamen Spamschutz. So etwas gibt es auch für kleinere Unternehmen (Achtung Eigenwerbung
. Und auch die Mitbewerber haben solche Angebote. Leider ist es schwer, sich hier einen guten Überblick zu verschaffen und manche von Ihnen nutzen ja auch email Provider und sind von diesen abhängig. Vielleicht machen wir mal eine Veranstaltung zu diesem Thema.
Hab ich alles? Nichts vergessen???
Einen schönen Tag wünscht
Marcel Klotz
Ich glaube, Andreas Irmer hat die Sache auf den Punkt getroffen.
Ein IBM- oder auch Chef einer anderen mittel- bis großen Firma darf nicht zu viel Persönliches rauslassen; zu viele Leute schauen drauf.
Sich mit Querdenkern einzulassen, bedeuted, Ecken und Kanten zu haben und sie auch zu zeigen. Momentan erlebe ich alles so schön aerodynamisch. Natürlich wollen wir alle Harmonie, aber bitte nicht überdosiert, denn das real Leben tickt anders.
Ich beteilige mich am blog, da ich mir Impulse erhoffe und aus Statements und Diskursen lernen will.
Meine Frage : Gibt es so etwas wie blog-Charisma ?
@Claus Koßmann:
Ich bin sicher es gibt auch so etwas wie Blog-Charisma. Aber wahrscheinlich ähnlich schwer faßbar, wie das richtige Charisma.
Auf jeden Fall hilft es, sich nicht zu verstellen und zu seinen eigenen Ecken und Kanten zu stehen.
Das hatte immerhin schon Friedrich Hebbel erkannt: “Jedenfalls ist es besser, ein eckiges Etwas zu sein, als ein rundes Nichts.”
[...] Kommunikation über alles (19) [...]
Der Artikel von Marcel Klotz und die vielen Kommentaren haben mich nachdenklich gemacht und ich konnte Einiges erfolgreich und für mich entlastend umsetzen:
-Emails rufe ich nur noch 3x täglich ab,
-die handy-mailbox ist deaktiviert,
-mein Praxis-Telefon und auch mein handy sind von 8-19h auf meine Telefonzentrale weitergeschaltet und
-zu Hause läuft immer ein Anrufbeantworter als Vorfilter
-ich habe “zeitdichte Schotte” eingeführt (Danke, Ludger!)
Inzwischen haben sich alle daran gewöhnt – und wenn etwas wirklich dringend ist (das ist viel viel seltener, als ich dachte), informiert mich die Telefonzentrale sofort. Die dort eintreffenden Anrufe kann ich zeitnah nach Prioritäten abarbeiten und viele der Rückrufe delegieren.
Wie ist es den anderen Bloggern seither ergangen? Was habt Ihr/haben Sie aus dem Artikel gelernt und umgesetzt?
#14, Marcel Klotz schreibt: “Die Mailbox des Handys habe ich seit langem ausgeschaltet. Dazu gehört aber auch, dass ich konsequent und zeitnah die Nummern zurückrufe, die ich auf dem Display vorfinde. Meine Kontakte wissen das und können sich darauf verlassen”
Und wenn Ihr Rückruf auf mein Telefon kommt, während ich gerade nicht drangehe, versuchen wir beide auf alle Ewigkeit, uns gegenseitig zu erreichen…
Ich bin nur ein “kleiner Angestellter” mit 40 Stunden laut Vertrag. Laut Firmenpolitik haben wir theoretisch ein einziges Werkzeug, über das Anfragen/Aufträge/Probleme ‘reinkommen. Von meine 40 bis 50 E-Mails pro Tag sortiere ich die meisten ungelesen ab — wenn es etwas wichtiges war, melden sich die Leute meistens nochmal. E-Mail-Benachrichtigung (“You have mail”) ist abgeschaltet, und der Instant-Messenger läuft nur selten. Das Telefon (ich habe nur eines) ist auf ein einmaliges “Biep” pro Anruf geschaltet, so daß ich es leichter ignorieren kann. So läßt sich das Arbeitspensum so gerade eben schaffen.
Als ich früher alles anhatte (Telefon, “You have mail”, 3 gleichzeite Konversationen per Instant Messenger, Kollegen in der Warteschlange am Schreibtisch) bin ich als schlotterndes Wrack nach Hause gegangen.
Das mit den “zeitdichten Schotten” hört sich interessant an. Das muss ich mal ausprobieren.
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