Größter Innovationsschub aller Zeiten: eine Stunde ungestört arbeiten
2007-07-01, von Wolff Horbach
Wir kennen das alle: nur selten können wir eine Arbeit im Büro ungestört zu Ende bringen. Ständig werden wir unterbrochen: Das Telefon klingelt, eine E-Mail popt hoch, ein Kollege, der Chef oder ein Mitarbeiter platzt rein.
Dabei haben wir die Möglichkeiten selbst geschaffen: in vielen Büros herrscht das Prinzip der “open door”, jederzeit darf jemand unangemeldet eintreten. Unsere E-Mails rufen wir alle paar Minuten ab, um ja nichts zu verpassen. Dabei lassen wir uns durch ein akustisches Signal und ein Meldungsfenster “unterstützen”. Während wir gerade einen Brief schreiben oder eine Excel-Tabelle bearbeiten, schielen wir schnell auf die eintreffende Mail und reagieren womöglich direkt darauf, indem wir zum Mailprogramm wechseln und lesen und antworten.
Während wir telefonieren, checken wir unsere E-Mails durch und surfen im Internet. Während der Autofahrt telefonieren wir und versuchen unsere Arbeit zu erledigen. Viele von uns halten dieses Multitasking für sinnvoll und sind auch noch stolz darauf, mehrere Sachen anscheinend gleichzeitig zu erledigen.
Was die alten Zen-Meister schon immer wussten (Das Geheimnis des Glücks), wird jetzt durch eindrucksvolle Tests von Arbeitspsychologen und Hirnforschern wissenschaftlich belegt: Es ist besser, zu einer Zeit immer nur eine Aufgabe zu erledigen. Siehe Spiegel-online: Schön der Reihe nach statt Multitasking.
Beim Multitasking leiden meistens alle Aufgaben, weil wir gehirnmäßig gar nicht in der Lage sind, uns auf mehr als eine Sache zu konzentrieren. So erhöht das Telefonieren beim Autofahren die Unfallgefahr um 400%, egal ob mit oder ohne Freisprecheinrichtung.
Die scheinbar so effiziente Parallelerledigung stellt sich sogar als kontraprodukiv heraus. Durch die ständigen Unterbrechnungen (interrupts) wird insgesamt mehr Zeit benötigt als bei der seriellen Erledigung. Die Arbeitspsychologen schätzen, dass alleine durch die Beseitung von Fehlern täglich pro Nase eine Stunde vergeudet wird.
Daher empfiehlt der Hirnforscher Ernst Pöppel: “Wenn jeder Mensch in Deutschland eine Stunde am Tag ohne Unterbrechung durcharbeiten würde, bekämen wir den größten Innovationsschub aller Zeiten.”
Meine erste Maßnahme: Ich habe die “Desktop-Benachrichtigung” beim Eintreffen neuer E-Mails lahm gelegt: Outlook: -> Extras -> Optionen -> E-Mail-Optionen -> Erweiterte E-Mail-Optionen.
Sonntag 1. Juli 2007 um 17:18
Lieber Wolfgang,
es gilt auch als nachgewiesen, dass für wiederkehrende Verrichtungen die lineare Form die schnellste ist.
Dann darfst du jetzt aber auch nur ein Buch n a c h dem anderen lesen und dabei an nichts anderes denken
Andererseits: wenn man als berufstätige Mutter nur linear denken und handeln würde, müsste der Tag 48 Stunden haben.
Konzentriert bei einer Sache zu bleiben, kann toll sein, denn es schafft einfach Klarheit und Orientierung. Nichts ist klarer als eine DIN Norm zum Beispiel, und praktisch obendrein. Aber nichts ist auch unlebendiger und langweiliger.
Spiegel hin, Wissenschaft her, ich glaube, es ist eher eine Sache der Flexibilität, Orientierungsvermögen und Übung.
Ich mag Komplexität und den spielerischen Umgang mit vielen Dingen oder Themen gleichzeitig, die ich, wenn ich möchte, durch Verknüpfungen zum Neuen weiterentwickeln kann. Erst danach brauche ich Konzentration, Linearität und Struktur, z.B. wenn ich das Neue als Projekt oder Information in die Tat umsetzen möchte.
Im Sowohl-als-auch-Denken hat man immer die Wahl, alles für seinen eigenen Arbeitsstil passend einzusetzen.
Sonntag 1. Juli 2007 um 17:19
Es gibt eine Studie des King’s College zur Unterbrechung durch E-Mails. Fasst man die Ergebnisse zusammen, dann arbeiten wir in 100 Minuten gerade mal 25 Minuten an den eigentlichen Aufgabe, davon lediglich 9 Minuten mit höchster Konzentration. Also weniger als 1/10 der Zeit. Ich hatte das bei mir im Blog mal visualisiert. Man kommt ins Grübeln und entdeckt den Sinn von Ausschaltknöpfen neu…
Sonntag 1. Juli 2007 um 17:59
Ich geb´s ja zu: bin ein multitasking junkie… muß man in meinem Beruf aber auch sein… aber es gibt viele Möglickeiten, die Störungen zumindest zu reduzieren.
Find grad den Artikel nicht mehr, in dem wir hier schon so schön über 1-2 mal täglichen e-mail Abruf diskutierten… seit ich mich daran halte, läuft mein Arbeitstag jedenfalls ruhiger…
Wenn ich mails abrufe, sortiere / klassifiziere ich sie nach dem hilfreichen Schema von Alex.
Meine Praxis- und Handynummer leiten seit einem Jahr sämtliche Anrufe in der Zeit von 8-19 h auf meinen Telefondienst um, der wiederum nur wirklich Dringliches an meine Mitarbeiterinnen durchstellt. Der “Rest” wird als Notiz auf einer gemeinsamen Benutzerobefläche gespeichert und gemäß Prioritätenliste abgearbeitet, wenn Zeit dazu ist.
Kann man auch prima analysieren – Ergebnis:
100% aller Anrufer halten ihr Anliegen für wichtig und dringend. Dabei sind 90% (!!!) der täglichen Anrufe “Kleinkram” (“wann war noch mal mein Termin?”), Terminvereinbarungen und Rezeptbestellungen.
Nur 10% erfordern einen Rückruf unsererseits – und von diesen 10% erfordert nicht mal ein Viertel ein Telefonat mit mir persönlich.
Also ganze 2,5%, die objektiv wichtig sind, davon die Hälfte auch dringend…
Seit das Telefon “ausgelagert” ist, herrscht bei uns eine vergleichsweise paradiesische Ruhe und wir können wesentlich konzentrierter und effizienter Arbeiten.
Sonntag 1. Juli 2007 um 18:06
Hallo Wolfgang,
ich habe in meinem Terminplaner gerade etwas gefunden, dass gut zu Deinem Thema passt! (Und weil heute Sonntag ist, passt es noch besser.)
Zeit für zehn Dinge.
1. Nimm Dir Zeit zum Arbeiten: dass ist der Preis für den Erfolg.
2. Nimm Dir Zeit zum Nachdenken: das ist die Quelle der Kraft.
3. Nimm Dir Zeit zum Spielen: das ist das Geheimnis der Jugend.
4. Nimm Dir Zeit zum Lesen: das ist das Fundament des Wissens.
5. Nimm Dir Zeit für die Andacht: das wäscht den irdischen Staub von Deinen Augen.
6. Nimm Dir Zeit für Deine Freunde: das ist die Quelle Deines Glücks.
7. Nimm Dir Zeit zum Lieben: das ist das einzige Sakrament des Lebens.
8. Nimm Dir Zeit zum Träumen: dass zieht die Seele zu den Sternen hinauf.
9. Nimm Dir Zeit zum Lachen: das ist die Erleichterung, welche die Bürde des Lebens tragen hilft.
10. Nimm Dir Zeit zum Planen: denn dann hast Du auch Zeit für andere Dinge.
..aber alle schön der Reihe nach!
Sonntag 1. Juli 2007 um 20:33
@ Judita:
Wir beide haben ja schon mehrfach über das Multitasking gesprochen. Ich glaube, es ist kein Widerspruch, an vielen Dingen und Themen zu arbeiten und mit Komplexität zu jonglieren und trotzdem zu einer Zeit genau nur eine Sache zu tun – und zwar richtig. Ich war vor wenigen Minuten auch wieder geneigt, während eines Telefonats eine E-Mail zu beantworten. Gottseidank hat mich meine Gesprächspartnerin “ertappt”. Erstens war es unhöflich ihr gegenüber und zweitens kann ich ihr nicht 100%tig zuhören, wenn ich gleichzeitig etwas anderes schreibe. Also habe ich mich erst auf das Telefonat konzentriert und anschließend in sehr kurzer Zeit die Mail beantwortet. So ist das gemeint.
Ich kann mich an viele “Arbeitsessen” erinnern, nach denen ich mich anschließend nur mit Mühe daran erinnern konnte, was ich gegessen hatte. Heute halte ich es für sehr viel sinnvoller, die Arbeit bewusst zu unterbrechen, das gemeinsame Essen zu genießen und dabei möglichst nicht zu reden. Anschließend kann man dann wunderbar wieder weiterarbeiten.
Die Empfehlung der Arbeitspsychologen werden mich sicherlich nicht dazu verleiten, jetzt erst ein Buch zu Ende zu lesen, bevor ich ein neues anfange. So ist das mit der Linearität nicht gemeint. Aber wenn ich lese, dann lese ich. Und zwar in diesem Moment nur das eine Buch. Es sei denn, ich erarbeite mir gerade neues Wissen und springe bewusst zwischen mehreren Büchern hin und her. Aber das ist dann auch eine Konzentration. Das ist wahrscheinlich der Königsweg, den die alten Zenmeister empfehlen: Jetzt nur eine Sache mit vollem Bewusstsein tun. Und wenn es nur ein paar Sekunden sind. Dann bewusst die Gedanken zu einem anderen Thema lenken.
Das ist wahrscheinlich die Flexibilität, das Orientierungsvermögen und die Übung, die du meinst.
Vielleicht wie bei einem guten Koch: er brät auch nicht erst das Steak fertig und fängt dann erst mit den Kartoffeln an. Aber wenn er sich mit dem Steak beschäftigt, ist er ganz dort. Wenn auch nur für ein paar Sekunden. Alles andere artet in Hektik aus oder endet mit einem verdorbenen Essen.
@ Alexander:
Ich kenne diese Überlegungen von Tom DeMarco. Er hat sie wunderschön in dem Buch Wien wartet auf dich niedergeschrieben. DeMarco hat sehr viele Tests mit IT-Fachleuten durchgeführt, immer mit dem gleichen Ergebnis: Dort wo die Arbeit durch viele Störungen unterbrochen wurde, wurden die Leute nicht rechtzeitig fertig und die Software hatte besonders viele Fehler.
@ Sarah:
Wunderbar! Du siehst, es lohnt sich darüber nachzudenken und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
@ Ludger:
Ich kenne das etwas anders als “Irischen Gruß“.
Sonntag 1. Juli 2007 um 20:44
zu #3:
Heureka! Es war der Artikel von Marcel Klotz Kommunikation über alles…
Sonntag 1. Juli 2007 um 20:46
Nicht mal ein Computer kann Multitasking. Er kann nur rasend schnell zwischen minimal kleinen Zeitschlitzen für einzelne Tätigkeiten umschalten. So entsteht der Eindruck von Gleichzeitigkeit. Im Gegensatz zu uns Menschen braucht er halt keine Anlaufphase um wieder im gleichen Konzentrationslevel weitermachen zu können. Nur genug Strom. Oder alternativ zwei
BrainsProzessoren, und selbst dann muß das Betriebssystem mitspielen…Sonntag 1. Juli 2007 um 21:10
@ Sarah #6:
Danke. Ja, das Thema hatten wir schon mal.
@ Alexander:
Ja, du hast Recht. Der Computer braucht zwar keine Anlaufphase für eine Konzentration. Aber der Prozessor muss jedesmal erst die Register (den Zustand eines Prozesses) in den Speicher schreiben und die Register des anderen Prozesses laden. Auch das kostet Zeit. Würde erst ein Prozess zu Ende geführt und dann erst ein neuer begonnen, dann ginge es insgesamt schneller.
Montag 2. Juli 2007 um 19:40
Passend zum Thema habe ich mich gerade im der Zeitschriften-Abteilung meines Supermarktes in der neuen Ausgabe der brand eins festgelesen.
Thema des Heftes: Zuviel
Headline eines Artikels: Sie haben Ablenkung!
Montag 2. Juli 2007 um 20:41
Zufälle gibts… Am Wochenende habe ich gerade das brandneue E-Book von Rich Schefren zu diesem Thema gelesen. Es heißt “The Attention Age Doctrin”. Und es geht um exakt dasselbe Thema: Multitasking und wie es die Produktivität senkt (der Autor zitiert sogar Studien, die belegen, dass der IQ bei zu viel Ablenkung sinkt). Ich kann euch nur empfehlen, das Dokument runterzuladen. Es ist vom Stil her zugegebenermaßen sehr amerikanisch, aber dennoch hoch spannend. Zu finden ist das E-Book unter http://www.strategicprofits.com/doctrine/index.htm .
Montag 2. Juli 2007 um 21:11
@Arndt Aschenbeck (a 9 speaking here..):
danke für den Tip! Ich les schon…
@Judita: “LOL”…
Montag 2. Juli 2007 um 21:14
@ Judita:
Danke für den Impuls. Wollte mir die brand eins schon am Wochenende kaufen. Hab es aber vergessen. Jetzt liegt sie auf meinem Tisch und ist für heute Abend eine willkommene Ablenkung!
@ Arndt:
Danke für den Tipp.
Montag 2. Juli 2007 um 21:51
Damit es kein Geheimnis von Judita und Wolfgang bleibt
, hier der Anleser zum Artikel:
Tja, so ist das wohl – aber wir hier arbeiten ja dran…
Dienstag 3. Juli 2007 um 07:50
Danke Sarah, jetzt habe ich den ganzen Artikel gelesen. Er geht in die gleiche Richtung wie der oben zitierte Spiegel-Artikel und Alexanders Kurven (Komm. #2): Durch die vielen Unterbrechungen während der täglichen Arbeit sinkt die Qualität der Ergebnisse und die Qualität der Entscheidungen. Insgesamt sinkt die Effizienz und die Effektivität.
Abhilfe: Die Geräte ab und zu abschalten, in Ruhe nachdenken und bei wichtigen Entscheidungen erst mal eine Nacht darüber schlafen, anstatt sofort zu reagieren.
Fazit: Die vielen tollen Geräte und Medien sollten unser Diener sein. Nicht umgekehrt.
Donnerstag 26. Juli 2007 um 20:46
Noch ein aktueller Beitrag aus Spiegel-Online vom 2007-07-26: E-Mail-Flut und Handy-Terror: Bürowahnsinn kostet Unternehmen Milliarden”