Priorisieren Sie noch oder arbeiten Sie schon?
Kürzlich wurde ich wieder gefragt, wie man denn seine Aufgaben priorisieren solle. Meine Standard-Antwort: Gar nicht. Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, kann Ihnen helfen, sich wieder einmal mit Ihrer Aufgabenliste auseinander zu setzen, und mag vielleicht sogar Spass machen. Vielmehr bringt es aber nicht.
Mit diesen wenigen Sätzen wende ich mich gleich gegen eine ganze Reihe von Zeitmanagement-Klassikern und -Gurus. Dort wird oft empfohlen, seine Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren (meistens A, B und C – manchmal sogar bis D). Liegen all diese Autoren falsch? Nein, “falsch” würde ich nicht sagen. Nicht mehr ganz optimal wäre passender (und diplomatischer!).
Aufgaben zu priorisieren ist sinnvoll, wenn Sie in einer abgeschlossenen Welt leben, in der Sie mit mehr oder weniger fest definierten Aufgaben und ganz oder fast abgeschlossenen Aufgabenlisten arbeiten können. Damit meine ich: Sie haben einen Stapel Aufgaben, den Sie abarbeiten können und erst wenn Sie fertig sind, kommen neue Aufgaben hinzu. Dann macht es Sinn, Prioritäten zu setzen. So erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst, alle anderen danach.
Leider gibt es solch eine Welt nicht mehr – falls es sie jemals gegeben hat. Heute werden wir ständig unterbrochen durch E-Mails, Anrufe, Kollegen und immer wieder durch neue Aufgaben. Unsere Aufgabenliste ist in hohem Masse dynamisch, meistens leider nur in eine Richtung: Sie wird länger und länger.
Das Sortieren nach Prioritäten in diesem Umfeld bringt ein entscheidendes Problem mit: Sie werden höchstens A- und B-Aufgaben erledigen, aber selten C- und schon gar keine D-Aufgaben. C- und D-Aufgaben werden Sie nur dann erledigen, wenn Sie keine andere Wahl mehr haben, also wenn Sie so drängend und dringend sind, dass sie zu A-Aufgaben werden. Die C-Aufgabe “Ablage aktualisieren” wird vielleicht zu einem A, wenn plötzlich eine Revision ansteht. Die C-Aufgabe “Schreibtisch aufräumen” hingegen wird nie dringend, so dass Sie diese Aufgabe zwar ständig auf der Aufgabenliste sehen, aber doch nie erledigen werden. Denn der Nachschub an As und Bs versiegt nie. Die Folge: Schlechtes Gewissen.
Viele moderne Aufgabenmanagement-Idee verzichtet deshalb auf Prioritäten bei den Aufgaben (klassisch: Marc Forster mit “Do It Tomorrow” und neuerdings mit seinem Autofokus-System) oder stufen sie deutlich zurück (wie “Getting Things Done” von David Allen).
Priorisieren ist trotzdem sinnvoll, allerdings auf einer Ebene höher, nämlich auf der Ebene der übergeordneten Ziele, eventuell auch auf der Ebene der Projekte.
Damit sind alle Aufgaben dieses Zieles oder des Projektes prioritär. So fokussieren Sie sich auf Ihr Ziel oder Ihr Projekt, was eine sinnvollere Grösse ist als eine einzelne Aufgabe.
Danke für den Premieren-Beitrag als neuer Partner von innovativ.in. Priorität hat heute nach Ostern wohl immer noch der Urlaub
Zum Thema: Früher habe ich auch mit einer Prioritätenliste gearbeitet, aber ist eben lange her und wie Sie schreiben kommen heute ständig neue Aufgaben dazu – und so bringt eine Liste wenig. Allerdings habe ich mir eine “strenge” Arbeitseinteilung angewöhnt, die mir hilft das alltägliche Chaos zu bewältigen und somit setze ich mir meine eigenen Prioritäten. GTD hilft mir dabei sehr, in Projekten zu denken und Schritt für Schritt vorzugehen.
Aus meiner beruflichen Praxis als Assistentin kann ich nur sagen, dass jeder sein eigenes Prinzip entwickeln und entdecken muß.
Manche lieben Papier, andere IT-Einsatz, toDo-Listen, Check-Listen etc. Aber eines ist immer oberstes Gebot: “Das Genie beherrscht das eigene Chaos!” Prioritäten kann man setzen, aber das sollte dann wirklich im Sinne des Zieles sein, weil dann viele Dinge sich von alleine erledigen.
Viele Dinge kommen aber auch immer wieder spontan dazu und man muß dann direkt reagieren, das kostet Zeit und Energie
und manchmal ist es sehr hilfreich, das Gehörte oder Gelesene erst einmal sacken zu lassen, um abzuwägen, was ist nun zu tun!
Eine liebe Kollegin sagte immer: “La Rue – die Ruhe!”
Hallo Ivan Blatter, interessantes Thema. Ich hab oft und gerne mit diesen Modellen in meinen Zeitmanagement-Workshops gearbeitet. In der letzten Zeit heißt es bei mir aber eher Zeitmanagement als Herzensangelegenheit. Und da treffen wir uns dann wieder, wenn es um höhere Ziele geht… vielleicht sogar um die eigenen Werte? Denn wenn wir unsere Werte klar haben, dann sind auch unsere Prioritäten klar. Bestenfalls verinnerlicht. Ganz interessant ist in changex-online zu lesen:
“Wird schon wird nix. Das Prinzip Dringlichkeit. Schnell und konsequent handeln im Management. Das neue Buch von John P. Kotter.
Anja Dilk schreibt hierzu sehr interessant … “Überlebensbedingung in Zeiten permanenten Wandels. Ein Bestsellerautor sagt: Ein sicheres Gefühl für Dringlichkeit ist ein Kernelement unternehmerischer Überlebensstrategie. / 18.03.09″ mehr dann bei http://www.changex.de/d_a03182.html
Werde sicher mal in dem Buch stöbern wenn ich zurück bin in Frankfurt. Ich wünsche allseits “gutes Priorisieren”.
Viele Grüße aus Hongkong. Petra Schuseil
@Elita Wiegand:
So ist es. Wichtig ist sicherlich, überhaupt eine (und nur eine!) Aufgabenliste zu führen. Was so banal klingt, ist gar nicht selbstverständlich. GTD (mit ein paar Anpassungen) ist dann auch das System meiner Wahl, um die Dinge wirklich zu erledigen.
@Astrid Balzer: Genau! Es gibt kein System, das auch jede/n passt. Hauptsache man findet eines für sich selber und bleibt dann dabei. Beim Ausprobieren verschiedener System kann man sich nämlich auch verlieren. Ich als Trainer für solche Systeme kann das wenigstens als berufliche Weiterbildung verbuchen.
@Petra Schuseil: Das ist natürlich ideal, wenn die höheren Ziele dann auch tatsächlich in den eigenen Werte oder in der persönlichen Mission fussen.
Danke für den Buchtipp, das klingt tatsächlich sehr interessant!
Danke für diesen guten Beitrag. Dazu fällt mir ein: Gewöhnen wir uns doch einfach ein paar erfolgreiche Gewohnheiten an. So muss keiner mehr priorisieren, vielmehr sind die Dinge erledigt bevor sie liegenbleiben können. Habe ich gelesen bei Jörg Weisner und der BC-Partner Alex Greisle schreibt darüber in seinem Blog: http://www.work-innovation.de/blog/2009/01/11/erfolgreiche-veranderung-durch-neue-gewohnheiten-interview-mit-jorg-weisner/
@Anke Trischler: Danke für den Link! Produktiv(er) arbeiten hat generell etwas mit erfolgreichen und guten Gewohnheiten zu tun. Gewohnheiten geben einen Rahmen, in dem man dann arbeiten kann. Diese Gewohnheiten können hilfreich sein oder blockieren. Insofern sind die Themen Produktivität und Gewohnheiten sehr eng miteinander verwandt. Und das sage ich nicht nur als Tester der YuKoN-Methode von Jörg Weisner.
Schöner Beitrag…Ich arbeite noch!
Besten Gruß
Ralf Versand Elektrofahrrad
[...] hatte dieser Artikel von Ivan Blatter die höchste Klickrate im Mai. “Priorisieren Sie noch oder arbeiten Sie schon?”. Da gibt es auch von mir einen kleinen Kommentar zu [...]
Ja, irgendwie schon einläuchtend. Meine ToDo-Liste wird in der Tat immer länger und ich frage mich immer nur, wie ich die komplett abgearbeitet bekommen soll. werde es mal nach der o.g. Methode versuchen und mich nur an Projekten orientieren.
Danke für den Tipp!
Gruß,
Harald
von Elektrofahrrad einfach
Ihre Meinung!
Kategorien
Blogroll
Business-Club
Partner Blogs
Meta
Schlagwörter
Meistkommentiert
Letzte Artiel