Es gibt viele Chefs, die wirken nach außen erfolgreich. Doch wie sieht es hinter der Fassade aus? Ich treffe immer mehr Unternehmer, die gestehen, dass sie sich im Hammerrad drehen, die überarbeitet sind, nicht mehr wissen, wo ihnen der Kopf steht und die schlimmstenfalls vor dem Burnout stehen. Die Aufgaben werden immer komplexer, es müssen schnelle Entscheidungen getroffen werden und die ständige Erreichbarkeit lässt keine Pausen zu. Doch warum müssen Chefs alles alleine machen? Daran knüpft sich die Frage an: Können Chefs eigentlich delegieren?
“Ich kann es selbst doch besser!”
Wir alle kennen die Sätze, die uns durch den Kopf gehen. Ich selber habe sie auch schon gedacht. So Sätze wie „Bis ich dir das erklärt habe, habe ich es schneller selber gemacht“ oder „Keiner kann die Dinge so gut erledigen, wie ich es tue“ oder gar „So langsam wie Du arbeitest, das kann man ja nicht mit ansehen“.
Angst vor Kontrollverlust?
Doch was steckt dahinter? Ist es die Angst, Macht abzugeben? Liegt darin die Befürchtung begraben, dass man Arbeit abgibt, ohne zu wissen, wie sie erledigt wird? Auf der einen Seite weiß man ganz genau, dass man Hilfe und Unterstützung benötigt: man weiß, dass man es selber nicht mehr bewältigen kann und die eigenen Kinder wissen nicht mehr, wie man eigentlich mit Vornamen heißt. Auf der anderen Seite hat man nicht den nötigen Mumm, Aufgaben zu delegieren.
Vielleicht liegt es aber auch an einem empfundenen Kontrollverlust. Was kann man aber nun tun, um dieses „Dilemma“ zu lösen? Ich habe mich auf genau diese delegierbaren Aufgaben spezialisiert und vor einem Jahr Management Assistant Service gegründet. Stehe vertrauensvoll für all die zeitraubenden Back-Office-Tätigkeiten zur Verfügung. Angefangen bei der persönlichen Assistenz über Event- und Messeorganisation bis hin zur völligen Reorganisation des Office …und natürlich, man könnte mich buchen 
Aber darüber hinaus gilt es sicherlich, hier einen Lernprozess zu durchlaufen.
Für mich persönlich gab es auch „Aha“-Erlebnisse, die mich überzeugt haben, dass man mit Zusammenarbeit sehr viel mehr erreichen kann, als alleine. Dass es Menschen gibt, mit denen die Wellenlänge stimmt, denen man vertraut und die genau die Arbeit abliefern, mit der man glücklich sein kann.
Und aus meiner bisherigen Berufserfahrung, die sich nun bereits auf ca. 15 Jahre beläuft, habe ich ein paar Ideen zusammen getragen, wie man Projekte „delegieren“ kann.
1) Finden Sie unproblematische Arbeitsschritte zum Delegieren
Das könnte zum Beispiel die Neu-Organisation Ihres Schreibtisches und/oder der Ablage sein. Oder die Organisation einer Geschäftsreise. Kleine Teilschritte, an der Sie die Chemie der Zusammenarbeit testen können und vor allem die Effektivität.
2) Vereinbaren Sie zu erreichende Ziele
Ihr Mitarbeiter besitzt keine Kristallkugel und kann auch nicht Gedanken lesen. Daher kommunizieren Sie, welches Ergebnis Sie sich wünschen. Nur dann kann Ihnen auch genau dieses Ergebnis geliefert werden.
Und oftmals wichtig: lassen Sie dem Mitarbeiter Freiraum, seinen eigenen Weg zum Ziel zu finden. Bieten Sie Hilfe und Unterstützung an, aber kerkern Sie ihn nicht in ein Ablaufkorsett ein.
3) Vereinbaren Sie Etappenziele
Ebenso wichtig wie das Endziel, können Etappenziele sein.
Handelt es sich um eine wichtige Aufgabe mit Termindruck, verstärken Sie die Kommunikation mit Ihrem Mitarbeiter. Lassen Sie sich bei Mails, die verschickt werden in „CC“ setzen, vereinbaren Sie Morgenmeetings, um den aktuellen Stand zu kommunizieren.
4) Lassen Sie den Mitarbeiter wachsen
Je länger die Zusammenarbeit, desto mehr lernt der Mitarbeiter Sie kennen. Gehen Sie daher den Prozess des Delegierens immer wieder aufs Neue. Sollte der Mitarbeiter sich wirklich für Sie und Ihre Firma interessieren – dann wird er sich in die Materie einarbeiten. Je mehr Einblick, desto mehr Kompetenz, desto mehr Vertrauen.
5) Entspannen Sie sich
Konzentrieren Sie sich auf den „Rest“ Ihres Geschäftes. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter seiner Arbeit nachgehen und kümmern Sie sich um genau jene Dinge, für die Sie jetzt wieder Zeit haben. Die Sicherheit, jemanden „im Rücken zu haben“, werden Sie auch nach außen ausstrahlen.
An diese Ideen versuche ich mich auch mit meinen Kunden zu halten. Sie haben den Sprung über den eigenen Schatten gewagt und erleben nun die Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Ich bin gespannt, ob Sie sich auch in diesen Worten, Anregungen und Ideen wiedererkennen. Welche Methoden haben Sie entwickelt, um Aufgaben zu delegieren und wie erfolgreich sind Sie damit?
Ich bin gespannt und neugierig auf Ihr Feedback.
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Die Stadt des Lächelns war nicht zuletzt deshalb eine Erfolgsstory, weil ständig die Medien darüber berichteten und wir für Schlagzeilen gesorgt haben. Ich habe drei dicke Aktenordner, voll mit Artikeln, die damals erschienen sind, sogar in der englischen Financial Times und in einer japanischen Zeitung war die Stadt des Lächelns Thema. Print, Hörfunk, Fernsehen – mit der Kampagne habe ich damals das Interesse der Medien geweckt und die Journalisten immer wieder mit Stoff gefüttert. Sven Klawunder nennt das „
Sven Klawunder ist Medienprofi. Der Chef der 
Nun predige ich zwar ständig, wie wichtig Veränderungen sind, aber hoppla, auch ich erwische ich mich dabei, an Gewohntem festzuhalten, alte Zeiten heraufzubeschwören oder schreiend wegzulaufen, weil schon wieder eine Sicherung aus der Halterung springt.
Wie jeder Redner überzeugend, authentisch und unbefangen auftritt, hat der Partner des Business-Clubs 